POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

Dando cumplimiento a lo estipulado en la ley estatutaria 1581 de 2012, TROPICAL SPICE CO SAS adopta la presente política para el tratamiento de datos personales. Esta política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el desarrollo del objeto social.

TROPICAL SPCIE CO SAS. manifiesta que todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

OBJETIVO:

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por TROPICAL SPICE CO SAS que requiera utilizar información o bases de datos de clientes, proveedores o colaboradores.

DEFINICIONES

DATO PERSONAL: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

DATO PUBLICO: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden están contenidos, entre otros, en registro públicos, documentos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros. 

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AVISO DE PRIVACIDAD: Es una de las operaciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

TRANSFERENCIA: se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en la base de datos de TROPICAL SPICE CO SAS., quien actúa en la calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para TROPICAL SPICE CO SAS

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

TROPICAL SPICE CO SAS sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901.791.929 con domicilio principal en la Cra 4 59-91 apto 204 de la ciudad de Bogotá república de Colombia. Sitio web tropicalspice.com.co teléfono 3104868674 en la ciudad de Bogotá

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de TROPICAL SPICE CO SAS en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros y tendrán las siguientes finalidades: 

1. Procesos de selección de personal: TROPICAL SPICE CO SAS informara a las personas interesadas en participar en un proceso de selección organizado por la compañía, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez terminado el proceso de selección, informara el resultado y entregara a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares autoricen por escrito su destrucción. La información obtenida por TROPICAL SPICE CO SAS respecto de quienes no fueron seleccionados, será eliminada de sus sistemas de información. 
2. Tratamiento de datos del personal contratado laboralmente. TROPICAL SPICE CO SAS almacenara los datos personales e información personal de sus trabajadores, en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital será accedida y tratada por el área encargada de la gestión humana, y con la finalidad de administrar asuntos propios o derivados de la relación laboral. Para el tratamiento de datos sensibles como datos biométricos (huella dactilar), datos de la salud referente a historias o exámenes producto de incapacidades y datos de menores de edad como beneficiarios o hijos del trabajador, el trabajador de manera libre y expresa autoriza también el tratamiento de estos datos para el envió de los mismos a nuestros aliados estratégicos y que por ley se dispone para fines de afiliaciones a la seguridad social y gestión laboral.
3. Tratamiento de datos de ex trabajadores. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, TROPICAL SPICE SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos y generados con motivo de la relación laboral, en un archivo central, con adecuadas medidas de seguridad para la protección de la información. Los datos personales de exempleados y/o pensionados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió.
4. Tratamiento de datos personales de accionistas. Los datos personales de los accionistas de la compañía, se considera información reservada, por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a las normas contenidas en el colegio de comercio y las demás normas aplicables. TROPCIAL SPICE CO SAS solo usara los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
5. Tratamiento de datos personales de proveedores. TROPICAL SPICE CO SAS solo recaudara de sur proveedores los datos personales que sean necesarios y pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La transmisión de los datos del proveedor se sujetará a los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente.
6. Tratamiento de datos personales de clientes. TROPICAL SPICE CO SAS solo recaudara de sus clientes los datos personales que sean necesarios y pertinentes para la finalidad de ofrecer los de bienes y/o servicios vinculados al objeto social de la compañía. La transmisión de los datos del cliente se sujetara a los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente.
7. Datos sensibles. TROPICAL SPCIE CO SAS prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de TROPICAL SPICIE CO SAS el incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de TROPICAL SPICE CO SAS será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, y sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. De igual manera, el incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con TROPICAL SPICE CO SAS será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar. El tratamiento de datos sensibles en referencia a la información suministrada por el colaborador; IPS en convenio para seguridad y salud en el trabajo y/o EPS de los colabores al cumplir con lineamientos normativos, de promoción; prevención y control en el SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
8. Datos personales. TROPICAL SPICE CO SAS prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato personal o sin autorización de TROPICAL SPICE CO SAS.
9. Datos de menores de edad. TROPICAL SPICE CO SAS prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, deberá asegurar los derechos prevalentes que el ordenamiento jurídico les reconoce.  
10. Transferencia internacional de datos. Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por TROPICAL SPICE CO SAS cuando se otorgue autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia por parte del titular.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar copia de la autorización otorgada.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o obre datos de las niñas, niños y adolescentes.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Correo electrónico: XXXXXXXXXXXX

Teléfono: 3104868674 

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, TROPICAL SPICE CO SAS. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completos y apellidos
• Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir acceder a la información.
• Firma y número de identificación.

El termino máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término TROPICAL SPICE CO SAS. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales.

VIGENCIA:

La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de febrero de 2024

Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestra bases de datos.